一旦项目办公室成立，高级管理层将希望立即取得成果。即使在形成这种情况之前，他们也必须忽视并反对它几年。项目办公室是项目管理的稳定力量，必须在保持长期目标的同时取得即时成果。现实要求项目办公室快速响应组织的需求，但快速纠正措施不能持续很长时间，整个组织很快陷入混乱。如果你有一个项目办公室，你将如何操作它？项目办公室的愿景是在组织内推广项目管理知识，使其成为企业文化的一部分。以下提示是：

1.控制失控项目

为了立即取得成果，项目办公室应采取的第一个行动是控制失控项目。大多数组织都有一些失控的项目。一些组织承认这一点，而另一些组织则不承认。将失控项目恢复到正确的轨道将为项目办公室带来良好的声誉。如果组织拒绝承认失控项目，则寻找失控项目的一些警告迹象。失控项目的一些警告迹象如下：

·项目计划不足

·任务管理错误

·报告和沟通不好

·不经常的状态报告会议

·文档不足

·时间表突然变化

·项目组织松懈

·业务目标混乱

·极端项目的复杂性

·投资上升

·项目会议太多

一旦项目办公室确定了失控的项目，下一个步骤是向其提供帮助。如果失控的项目不止一个，项目办公室应当将注意力集中在优先级最高的项目上。通常，支持关键业务目标的项目会吸引高级管理层的注意。但是，不是所有的项目经乐意接受帮助，原因仅仅是项目处于困境并不意味着项目经理希望得到帮助。许多项目经理相信问题是暂时的并且将很快得以解决。他们的独立、傲慢的态度经常是项目即将失败的主要原因。正如项目办公室所顾虑的那样，许多失控的项目是不可回复的且必须完全重新组织重新计划。项目办公室应当意识到失控项目的这种气氛和形势。比如说，以下的诸多情况将会出现：

·项目沟通不良

·士气低下的骨干人员已经逃脱或正在逃脱

·项目交付延期

·项目范围失控

·投资上升

·项目计划已被完全遗弃

·项目成员陷入无休止的会议

·顾客失去信心，经常问一些越来越具体的细节

如果提供绿灯，项目办公室可以通过多种方式帮助失控项目。首先，项目办公室可以进行评估，并向项目经理提交评估结果，以促进项目的实施。虽然这是一种更有吸引力和威胁性的方法，但这种解决方案很少工作，因为项目团队已经负担太重了。其次，项目办公室可以为项目团队提出补救计划，并实施该计划提供咨询和指导。补救计划应与其他项目一起手动安排。不幸的是，这将进一步推迟交付日期，并对相关方造成更大的冲击。虽然这些计划可能有效，但通常，项目可能会在某一点上暂停重组、组织或计划。

2.帮助启动项目，建立估算和风险过程

许多组织无法在三个限制范围内完成项目，因此项目失控是很常见的，而不是例外。俗话说，一分防胜于一分补。项目办公室应注意正在启动的项目，以防止未来的失败和补救。项目不会在一夜之间失败，通常会在一段时间内逐渐失败。通常，项目偏离轨道的范围如此之小，以至于难以察觉。项目办公室不愿意跟踪这些线索，因此必然会走向失败项目的道路。更安全的说法是，如果项目开始得当，成功的概率会更大。因此，项目办公室必须立即开始帮助启动新项目，以获得有价值的服务声誉。

一开始，项目办公室应建立包括估算和风险管理在内的所有新项目的项目管理流程。项目办公室应鼓励项目经理最少使用必要的工作