作为公司法务,我该如何管理合同?
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1、你需要建立一个合同的DOA.(也就是公司合同的管理权限表),即确认各类合同(主要区分是销售类,采购类、行政类、劳动人事类、后勤类)等等,审批规则和审批权限,并遵照执行。
2、需要有一个合同审核的平台或者系统。现阶段手工审批流程慢,节奏慢,不适合社会的发展,需要一个合同审核的系统,按照你公司的权限表,设置审批角色,审批流程。这一方面公司的IT可以解决,或者系统外包。
3、关于合同版本以及各类合同的风险点。建立一个公司的合同版本库,对方签约要求使用公司合同文本。对于客户文本的合同,参照已经总结的合同审批规则方式方法进行审批。
(一)合法性审查:对合同内容是否国家法律的审查;1、当事人的名称或者姓名和住所;(1)审主体:三证,特许经营,还要求对方有相应的资质、许可。(2)审注册资本:对方是否有缔约能力,对方承担责任的能力如何。(3)审经营范围:是否超过对方的经营范围。2、标的:法律对该标的是否有特别的规定。禁止流通物,限制流通物。3、合同签订形式看合同是否需要以招标、拍卖等特殊的方式缔结,尤其是一些建筑工程合同、土地出让合同和政府采购都可能涉及特殊的和创始签订方式。(二)合规性检查:对合同的内容和流程是否符合公司的各项内部制度规定;集团对主要业务和主要流程均有内部管理规定的,法务人员要注意对合同的合规性进行审查,如熟悉法条一样熟悉企业的内部制度。(三)实践性审查:对合同的各方面的实际操作性进行审查,以求切实符合要求。
你们公司有条件的话,还是应该建议领导对合同进行信息化管理,定制适用于你们企业自身的合同管理系统。我接触到的有蓝凌、致远那些老牌OA厂商,也有法大大那种专门做合同的。我个人觉得蓝凌的合同管理系统还不错,他们帮万科、上海电气、广州酒家等都做过合同管理系统,方案的定制能力很强。