如何做好组织项目的管理?
2022-05-10 企企科技 移动报销 事项会计 项目管理 协同办公

组织项目管理是指将知识、技能、工具和技术应用于组织和项目活动,以实现组织目标。组织扩大了项目管理的范围,不仅包括单个项目的成功交付,还包括项目组合管理(Program Management)与项目投资组合管理(Portfolio Management)。单个项目的管理可视为战术水平,组织项目的管理已上升到战略高度,被视为组织的战略优势。组织项目管理应理解为对组织中项目管理活动的支持,包括如何进行单项目管理、项目组管理和组合项目管理、相关流程规范、后续测量和监控等。因此,组织项目管理不是一个特定的项目,而是为项目管理提供支持和帮助,组合监控项目以满足组织绩效。理解这一点,我们将清楚组织项目管理和组合项目管理之间的区别。

首先,我们应该看到项目管理的两个层次。一是从项目本身的业务和规模可分为三个层次,即单一项目管理、项目组管理和组合项目管理。组织项目管理是一个结合公司组织结构和功能的概念。项目管理不是一个个人或小团队的随机过程,而是需要提高到组织水平,形成一些组织固化过程、方法、规范、资产和工具。

组织项目管理需要解决的问题包括组织结构、流程、方法、工具和技术、资源、知识和最佳实践、财务等一系列问题。

1.组织架构和PMO

首先要解决的问题是组织结构。我们在组织结构结构更多PMO的设立,而PMO项目管理办公室的主要作用是从组织的角度提供一系列的方法、工具、技术和最佳实践支持,以帮助项目成功。我们项目的成功不是基于个人能力和经验,而是基于组织过程。PMO共享知识、提供资源、监督改进也可以高度概述三个功能。

2.资源的管理

组织项目管理中的资源管理自然涉及资源平衡、资源利用分析、资源负荷和管道管理。如何考虑组织资源池的设置,如何确保组织中项目资源的分配能够尽可能匹配和协调企业的战略,如何通过多个项目的监控平衡各项目之间资源的使用。

3.过程资产和最佳实践

组织需要建立一个组织级的项目管理过程。项目管理中的项目启动和可行性研究、项目审批、需求管理、变更管理、问题管理、风险管理、项目计划、项目监控、项目回顾、沟通管理、质量保证等内容都需要制定相应的规范和流程。这里可以从中学习CMMI这个想法对项目管理很重要PA需要制定相应的规范、培训材料、指导书、模板、推荐方法和工具、最佳实践等。这些内容是需要固化的组织过程资产。有了这些,我们可以谈论我们的项目管理过程是可重复的。

4.组织内多个项目的状态监测

PMO一方面是制定过程规范,另一方面是监督项目的实际实施效果。只有这样,我们才能不断改进项目过程。组织内多个项目的监控可以及时发现组织内项目的健康状况,提出预警,分析协调组织层面的问题,分配组织内的资源,或改变项目计划以满足组织的目标。这里最重要的是监控和预警进度,监控资源使用,监控成本消耗。

5.项目管理的组合

应该说,组合项目管理是组织项目管理的重要组成部分。组织项目管理实际涉及的管理内容主要包括多个项目的监控和分析,以及项目管理的组合。单个项目管理考虑

的是满足和达到单项目的目标即算成功,而组合项目管理考虑的是如何确定和选择组合,符合平衡远期和今期,风险和收益,投资和产出等多种问题,以满足综合的组织战略目标。通过OPM3等组织项目管理成熟度模型我们也可以看到,在高成熟度等级会涉及到组合项目管理的内容,但是前提仍然是单项目管理和多项目管理的成熟和打好基础。

6.绩效管理

绩效管理又是组织项目管理必须要考虑的内容,当公司实施了项目管理和项目化运作的时候,如何来评估和衡量项目运作的绩效。绩效管理如何和公司采用的组织架构结合起来。在这里的结合一方面是指职能线和项目线的结合,一方面是项目管理层次间的衔接。基于项目的绩效管理的一个重点就是要适度量化,而项目管理是有明确的目标和进度限制的,量化相对容易。这里的关键点转变为项目计划的制定和基线,有了计划和基线,后面在项目关闭和收尾的时候我们才谈得上进行分析和比较差异,检验是否达到了预定的绩效目标。

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