滕州市马河水库除险加固工程总投资11.12亿元，工期为两年半（2002年6月至2004年12月）。作为一个大型水利工程，从项目审批、设计到建设，形成了大量的档案数据，做好这些数据的收集和管理，对促进工程建设，确保水库工程未来的运行和管理具有重要意义。本文以马河水库危险加固工程建设为基础，初步讨论了工程建设中档案数据的收集、管理和利用，有利于大型水利工程建设中的档案管理。
1、领导重视，确保档案的系统性和完整性。
1960年5月，马河水库建成蓄水，总库容1.38亿立方米。受当时技术和条件的限制，加上40多年的运行，水库枢纽工程存在严重的质量风险。1999年5月26日，枣庄市水利局、计划生育委员会向省计划生育委员会、省水利部门提交了《关于马河水库安全工程项目审批报告》。因此，开启了水库危险加固项目审批工作的序幕。
在申请项目审批工作中，市、局领导多次明确指示，必须做好项目审批过程中产生的档案数据的整理和归档工作，确保档案数据的系统性、连续性和完整性。2002年2月22日，水利部淮河水利委员会批准了《马河水库危险加固工程初步设计报告》，同时成立了项目档案管理领导小组，由主任、相关部门负责人、专职、四名兼职档案管理人员，具体负责项目数据的整理和归档。报告、批复、图纸、合同、投标、账簿、备忘录、协调文件、领导检查活动等资料均归档。在一线跟踪操作的技术人员，坚持做好施工记录，工程阶段验收后，将记录移交档案室归档。对于暂时难以确定的材料，先整理归档，三个月后由主任或主管主任进行审查，然后决定选择。并使用磁带、胶带、实物等形式，尽可能全面、系统地记录施工风格。
大型水利工程一般是国家重点工程，建设规模大、时间长、要求严格。它还将创造许多新的技术和技术，如不及时记录、收集和归档，这将给项目的建设和运营管理造成不可弥补的损失。没有领导的高度重视，没有一线施工技术人员的认真和责任，没有档案管理人员的勤奋和奉献，就不可能做到。
二、建章立制，确保档案管理规范化、规范化。
为规范档案管理，工程建设办公室根据国家档案法、保密法、水利部《科技档案管理暂行规定》等相关法律法规，制定了档案岗位责任制、档案管理制度、档案借阅制度、档案评估销毁制度、档案保密制度、档案收集、档案、管理、使用、安全保密等规章制度。为提高工程档案管理水平，建设办公室派人到日照水库、山水库学习档案管理经验，到市档案局参加档案业务培训，请档案业务专家指导，帮助档案登记。
为改善档案储存条件，注重加强档案建设，配备铁柜、灭火器、真空吸尘器、空调、安装等一系列设备，确保档案管理满足防盗、老鼠、昆虫等八种预防要求。同时，还配备了计算机、录像机、相机等现代管理设备，基本实现了档案管理和利用的现代化，使各种档案清晰、有序存储、管理规范，从未发生过档案数据丢失、损坏、泄露等现象。
对于大型水利工程的建设，在基层工作的同志一般很少参与，对档案管理也不熟悉。因此，工程档案管理人员应不断加强业务学习，注重提高业务质量和工作能力，增强责任感和荣誉感，注意遵循档案材料的形成规律，保持材料之间的有机联系，使大型水利工程建设的档案管理达到高标准的管理水平。特别是工程档案转入工业管理单位后，应注意计算机管理入手，利用网络和多媒体技术，丰富信息资源，建立专题数据库，逐步实现档案管理的自动化、现代化，减轻管理人员的工作强度，提高存档质量和工作效率。 三、用活档案，发挥档案存史资政的积极作用。 除险加固工程开工建设以后，增加了许多新的档案材料，同时，查询、借阅、复制档案资料的工作明显增多。围绕工程建设的实际，档案管理人员广泛收集资料，尽力提供资料，注意用活档案，让档案从工程建设中来，再服务于工程建设中去。在工作中，他们注意腿勤、口勤、手勤，讲究热心、细心、耐心。不论是领导还是一般技术人员查阅档案资料，他们都热情服务，不仅提供直接材料，还根据需要提供相关材料；不仅提供文字材料，还尽量提供图片、录像等直观材料；不仅提供现有工程材料，还相应提供外地优质工程材料。在严格履行审批手续，切实做好安全保密工作的同时，注意发挥档案的服务功能，在服务中收集档案，在服务中完善档案，努力提高档案的管理水平。 大型水利工程的效益大，风险也大，其档案资料不同于一般的历史资料，对工程的运行、安全有直接影响。因此，搜集与管理好工程建设时期的档案资料至关重要。同时，要增强服务意识，注重运用、发挥好工程档案，实现档案管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型的转变，在档案的利用与服务中体现档案价值，维护大型水利工程的安全运行。