PMO 具有较强的可持续发展能力,正在满足内部控制系统实施过程的可持续改进原则。PMO 最佳表现,PMO 需要注意项目组织当前和进化的成熟度水平,并考虑不同阶段来平衡其效果。结合组织的成熟度水平,PMO 的能工作逐步深化。PMO 绩效进行研究的成果表明,当PMO 当管理层将结构设计成与组织成熟度一致时,才能达到最佳效果。
内部控制系统不是一次性项目,而是一个需要不断改进的动态系统。外部环境和内部管理要求不断变化。为了实现动态有效的管理,内部控制系统在实施过程中必须有自我完善机制。内部控制系统实施过程的持续改进原则和实现 PMO 最佳绩效的动力研究需要 PMO 在提升内部控制能力成熟度时,需要采取与内部控制能力成熟度等级相对应的工作原则和职能内容。
1.初始级的 PMO 职能任务
(1)初始级PMO 推广原则
当企业内部控制能力成熟度等级为初级时,在提升到简单级的过程中,PMO 的推广原则是制度化。
(2)企业内部控制系统实施现状
此时,企业内部控制系统的实施过程是相关文件系统不完整的随机过程。内部控制系统实施过程中没有公司章程文件、参考流程标准、固化实施模式等。内部控制系统实施的效果主要取决于团队成员的个人实施能力和经验。
(3)PMO 功能活动
梳理内部控制系统的实施过程,形成内部控制系统的整体实施过程。定义关键实施环节,制定相关系统文件。初步简单地定义内部控制系统的实施过程,重点关注简单评价标准的关键内容。
2.简单级的 PMO 职能任务
(1)简单级 PMO 推广原则
当企业内部控制能力成熟度等级为初级时,在提升到标准级的过程中,PMO 的推广原则是标准化。
(2)企业内部控制系统实施现状
相对于初始级,此时内部控制系统的实施过程更加有序。初步梳理了内部控制系统的实施过程,并形成了一些基本的系统文件。但它还不够全面和完善。
(3)PMO 功能活动
简单级 PMO 的主要功能活动是定义和集成内部控制系统的实施过程,并形成一个系统。内部控制系统实施过程中的所有相关章程、文件和流程标准都从零开始、完整。充分定义内部控制系统的实施过程,形成固化的管理模式。初始级 PMO 实现了内部控制系统实施过程中关键环节的制度化,突出了重点建设。简单层次是实现内部控制系统实施过程中所有环节的制度化,突出全面覆盖。PMO 通过充分发挥培训体系、咨询指导、流程体系、管理工具、流程监控和绩效考核六个功能要素,实现内部控制能力成熟度等级标准划分标准中的关键活动目标,提高内部控制能力成熟度等级。
3.规范级的 PMO 职能任务
(1)规范级 PMO 推广原则
当企业内部控制能力成熟度等级为标准级时,应提高到精益级,PMO 提升的原则是精益化。
(2)企业内部控制系统实施现状
此时,企业内部控制系统的实施过程已作为项目进行管理,开发支持章程文件、流程标准、工具方法等。实施团队可以根据形成的基本实施标准和固化管理模式实施内部控制系统。然而,只有从零开始实现系统标准,我们还需要在此基础上实现精益和全球管理。各合作部门进度计划工具标准不一致,导致内部控制系统实施过程进度测量不一致,影响内部控制系统整体实施进度;内部控制系统实施过程的定量管理需要进一步加强。
(3)PMO 功能活动
标准级时 PMO 的主要职能是实现内部
部控制系统实施过程的精益化管理。保证已经形成的制度文件、实施准则、工具方法等标准化,避免各部门执行标准不同影响整体实施效果。关注内外部环境的变化并对其进行精益化调整。同时强化对内部控制系统实施过程的量化管理和控制,内部控制系统的实施过程更客观化。
PMO 通过六大职能要素的支持,实现精益级的关键活动目标,即:内部控制系统实施的质量管理和内部控制系统实施的定量过程管理。
4.精益级的 PMO 职能任务
(1)精益级 PMO 的提升原则
当企业内部控制能力成熟度等级为精益级,要提升到战略级过程中,PMO 的提升原则为战略化。
(2)企业内部控制系统实施现状
此时企业处于较高的内部控制能力成熟度等级,内部控制系统实施的制度文件、流程标准、工具方法等实现标准化统一和精益化调整,内部控制系统的实施过程实现量化控制。但内部控制系统的实施仅仅停留于项目执行层面,还没有提到企业战略层面的高度,没有与企业的战略规划相契合。
(3)PMO 职能活动
此时 PMO 的主要职责就是实现内部控制系统的战略化。PMO 树立战略观念,根据企业的发展目标及战略规划实施内部控制系统。同时企业也要将内部控制系统的实施纳入到企业的战略规划中。
5.战略级的 PMO 职能任务
(1)精益级 PMO 的提升原则
当企业内部控制能力成熟度等级为战略级,保持这一等级,PMO 的支持原则为持续优化。
(2)企业内部控制系统实施现状
此时企业内部控制系统的实施过程已经非常规范,并且具有战略意义。企业的主要任务就是结合内外部环境变化继续优化内部控制系统的实施过程,保持这一等级。
(3)PMO 职能活动
在达到战略等级后,要继续发挥 PMO 的六大职能要素,通过对内部控制系统实施过程中各种数据信息的定量分析,预防实施过程可能出现的问题,不断持续优化改进内部控制系统实施过程。