PMO如何提升内部控制能力成熟度?
2022-05-10 企企科技 移动报销 事项会计 项目管理 协同办公

初始级是内部控制能力成熟度水平的初始阶段。内部控制系统的实施过程是混乱和随机的,许多系统文件迫切需要计划。随着内部控制能力成熟度水平的提高,PMO 的功能原则和功能要素的工作细节也会发生变化,以满足更高成熟度水平的需要,逐步从浅到深全面提高内部控制能力的成熟度水平。

PMO 通过充分发挥培训体系、咨询指导、制度流程、管理工具、过程监控和绩效评价六个功能要素,提高内部控制能力的成熟度。将初别提高到简单级别,PMO 的功能目标是完成简单评价标准的关键活动目标,包括内部控制需求分析、内部控制系统实施团队建设、内部控制系统实施范围定义、内部控制系统实施经验积累和内部控制系统实施过程的文档管理。

1.培训体系

培训对象:内部控制系统实施领导小组。首先,建立内部控制系统实施领导小组,内部控制系统实施领导小组人员包括内部控制部门人员和其他部门单位的主要负责人。

培训内容:一方面,培训内部控制系统实施所需的技能和知识,另一方面,介绍其他企业实施内部控制系统的成功经验。内部控制系统实施所需的技能和知识包括:内部控制专项知识培训和其他管理学科的基础知识培训。通过内部控制知识的培训,实施领导小组对内部控制要素、内部控制水平和内部控制目标有了全面的了解。最重要的是让合作部门认识到,内部控制与企业各业务部门的业务水平有关,不仅是内部控制部门的职能工作,也是各业务部门的重要职能工作。

在培训过程中,加强内部控制领导小组对内部控制系统实施的重视。在内部控制系统的实施过程中,我们可以充分学习其他管理学科的管理工具和方法,以解决内部控制系统实施过程中的问题。如管理基础知识、工作改进、管理工作、培训下属、人际关系、管理能力开发等管理专业技术、时间管理、指导员工制定计划、完成计划、计算机应用等专业技术知识。重点培训将结合内部控制系统实施过程中的需要进行。同时,我们还应充分学习其他企业成功的内部控制系统实施经验。分析总结企业内部控制系统的实施经验,参考其他企业的实施经验,改进问题。

培训原则:激励原则。建立相应的激励机制,调动学员参与的热情、创造力和主动性。必要时,培训人员可以与人员工作、晋升、奖惩、工资和福利联系起来。

2.流程制度

梳理内部控制系统实施过程,形成过程图。系统存档内部控制系统实施过程中的关键点。结合评级标准的关键活动目标,重点形成以下系统:

(1)人员管理制度。明确说明实施团队成员职责、权限、命令服从关系、协调关系等的岗位职责分工制度。对团队进行相应培训的培训原则、培训考核、培训激励等说明的培训体系。动员员工参与内部控制系统,实施热情的人员激励制度。

(2)实施制度。包括内部控制系统实施范围制度文件:明确规定内部控制系统实施范围、实施目标和具体工作分解;内部控制系统实施过程的文档管理系统:内部控制系统实施过程的数据文档化、集中归档整理等要求;内部控制系统需求分析报告:内部控制系统实施过程中的内外环境分析报告。

这些系统文件已成为内部控制系统实施过程中的实施标准,从操作层面为实施人员提供良好的指导,方便实施人员客观清晰地掌握内部控制系统的实施情况。

3.管理工具

内部控制系统实施领导小组应有意识地开发一些支持内部控制系统实施的管理工具。各业务部门负责人

,结合自己部门职能工作特点,可以筛选自己部门原有的一些管理工具应用到内部控制系统实施过程。在内部控制系统实施的初始阶段可以缓解统一开发管理工具的压力。

4.过程监控

对内部控制系统的实施过程开展初步的监控。要求各责任人应对自己负责的内部控制系统实施任务执行现状做简单的汇报同时提交实施过程的资料。汇报范围包括实施过程的问题如成本收益、人员协调、考核绩效等,实施进度以及可以共享的经验等。通过汇总分析汇报上的内容,适当灵活调整任务分配、流程等。同时将提交上的过程资料文档进行归档与整理,实现内部控制系统实施过程资料的文档化。资料文档化更好的协助内部控制系统实施过程监控的开展。

5.绩效考核

对内部控制系统实施领导团队开展简单正式的绩效考核,将内部控制系统实施任务纳入各部门原有的考核体系中,成为各部门的新的职能任务。同时各部门将内部控制系统实施过程中形成的制度文件提交,根据提交上的制度文件,进行简单评分。评分结果与各业务部门负责人的工资、任职、福利等相挂钩。

6.咨询指导

设立咨询指导中心,指导各部门实施过程中的问题,并将这些咨询问题备案整理,分析总结内部控制系统实施过中的难点、弱点,并将其作为后续的培训重点。为内部控制系统实施领导团队提供咨询指导,相对比培训,咨询指导的内容更有针对性、方式更有灵活性。同时为内部控制系统实施领导团队创造合适的咨询交流平台,通过定期的座谈会、企业内部杂志等分享交流各自的实施经验。

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