面对每天不断发生和进行的项目,如何从整体上有效地管理多个项目也成为现代企业成功的关键。随着现代企业规模的扩大和企业项目化进程的深入,大多数企业不再只经营一个项目,同时经营多个项目已成为现代企业的正常状态,数量超出了人们的想象。例如,惠普每年约有3000个项目,摩托罗拉每年约有2500个项目……1、与单项目管理相比,多项目管理具有多种不同的特点与单项目管理相比,多项目管理更加复杂和难以控制,这远远不是传统管理软件所能解决的。具体来说,多项目管理具有以下特点:
(1)资源应合理分配。资源有限,同一资源不能同时用于所有项目;资源是有价值的。如果资源闲置,将浪费企业成本。因此,在多项目管理中,只有合理分配资源,才能有效利用资源。(2)多项目与战略实现息息相关。一般情况下,单项目管理考虑更多的是单个项目的盈利性和可行性,追求的是自身目标的实现,很少跟企业的战略联系起来,而多项目管理则侧重于企业的战略实现,其管理的重点在于企业众多的项目能否与企业战略目标一致并能有效地实现企业战略,填补战略与项目之间的缺口。
(3)项目之间的相互依赖和约束。在单一项目管理中,项目间任务的依赖和约束只是外部依赖和约束,作用相对较弱。当进行多项目管理时,这些都成为内部约束,形成强大的力量,可以更好地协调多个项目,实现步伐的一致性。
(4)项目的优先级非常重要。当面对多个项目时,实现企业的战略目标非常重要。多个项目的经理应该清楚地知道哪个项目是最紧迫的,哪些要求重复,哪些要求将被其他要求所取代,以确保每个项目都被适当和合理的排序。
(5)团队之间的频繁合作和沟通。在单个项目管理中,项目实施者之间的沟通较少,需要合作的事务也相对较少。然而,在多个项目管理中,各项目组成员在统一的合作伙伴中工作,需要在各项目之间交换各种信息。沟通信息的数量增加了一倍,团队之间的合作也更加频繁。
(6)项目的变化更加复杂和多变。对于多项目管理,组织外部环境非常复杂和多变,往往需要根据外部环境的变化和需要及时调整组织项目,加上项目本身的状态和前景不断变化,因此多项目管理具有动态特征,项目变化非常复杂和多变。此外,与单项目管理相比,多项目管理在进度、成本、质量等方面承受着更大的压力,确保组织中的每个项目都能按时、按质量以最低的成本完成,这是多项目管理的最终目标