建立项目组合管理的治理-关键组件(1)
2022-05-05 企企科技 移动报销 事项会计 项目管理 协同办公

  本文来自于Rational Edge:关于项目组合管理系列的第五部分,本文提供了关键概念和思想的概述和讨论,这些概念和思想与治理政策、能力、结构和其他必要组件的需求和创建有关,通过它们可以创建一个监督和维护项目组合管理计划的组织过程机制。


  2005年11月刊中的文章为企业成功应用项目组合管理提供并定义了关键原则(我们称之为关键点)。在2006年3月刊中,我总结了IBM Rational发布的项目组合管理新方法的初始版本介绍了如何将项目组合管理引入组织。项目组合管理:摘要Morgan Stanley的Dictionary of Financial Terms术语portfolio(投资组合)以下解释:如果你有多种股票,然后你就有一个投资组合。您可以通过购买额外的股票、债券、公共基金或其他投资来构建投资组合。您的目的是通过选择您认为会增值的投资来增加投资组合的价值。根据现代投掷组合理论,您可以通过创建多样化的投掷组合来降低投资风险。多样化的投资组合包括许多不同类型或等级的证券,以便至少其中一些可以在任何经济环境中创造大量回报。


  在非金融业务环境中,项目和计划是投资的手段。从最简单的意义上说,一个计划是一个与以下相关的工作:必要的结果或具体的工作产品(和有限的)集合。负责执行计划和使用资源,如资金和一组人。规定的开始和结束。管理者可以将许多计划组织成支持业务分段、产品或产品线(或其他分割计划)的项目组合。换句话说,这些工作是由目标驱动的,也就是说,它们必须在各种业务策略的主要目标和组织中进行选择。也就是说,管理者必须相互选择。他们将投资风险多样化)的计划。他们还必须管理投资,提供持续的监督和决策,以确保哪个计划,继续哪个计划,以及拒绝或暂停哪个计划。治理:如果你让五个人定义术语治理,你可能会得到七个不同的定义。


  在你试图将治理的概念减少到几个简单的词之前,它是众所周知的术语之一。因此,从定义开始,这篇文章似乎很好。一般来说,我们将从对治理的可靠理解开始,然后我们将自信地转移到治理的主题,特别是在项目组合管理的环境中。让我们从字典定义开始:一个定义2是:gov'ern'ance-名词1.控制,权利的实施和控制。2.管辖或管理的方法或系统。另一个字典3告诉我们,治理是:-名词控制的行为、过程或力量使用两个字典的定义,我的意图是处理围绕权利实施或控制的关键概念。此外,本文还观察了权力的行为、基本过程和实施。这些概念和观察处于组织过程中的项目组合管理的治理环境中。


  特别是,本讨论是关于项目组合管理的,就像最初应用于计划或项目一样。然而,本讨论主要适用于项目组合管理实践在其他领域的应用,如产品或软件应用程序。本文确定了思想和概念,但不描述项目组合管理所需的具体步骤、角色和工作产品。我希望确定的想法和概念能为组织治理的重要领域所需的实施讨论和审查提供跳板。然后本文的主题是-治理-和计划或项目


  项目组合管理领域之间的连接是什么?请注意,为了方便起见,在此处及贯穿整篇文章,我们将“计划或项目的项目组合管理”简称为“项目组合管理”。在对本文的介绍中,我提到:管理人员可以将许多计划组织成支持业务分段、产品或产品线(或者其他一些分割方案)的项目组合。以及:他们(管理人员)还必须管理投资,提供关于保证哪个计划、继续哪个计划,和拒绝或中止哪个计划的连续监督和决策制定。我们已经给出了治理的定义,似乎大多数组织已经小心地通过指派管理人员,并通过给予他们权利来管理计划投资的方式,来设立这样的职能。


  对吗?对,但不完全。管理人员不是孤立存在的。他们是业务或政府实体——换句话说,企业或政府机构,的一部分。这些是合法实体。作为执行的一部分,他们定义并批准某些政策,并委派此权利来实现这些政策。更进一步地说,企业和政府机构有责任和义务,并且(在各种程度上)是受控的。在美国最近的几年中,如新闻中所报道的,我们看到了一些引人注意的公司和公共会计工作的问题、违背职业道德,和非法的行为。


  我们还看到了新的法律(举例来说,Sarbanes-Oxley),它们规定了对金融报告的内部控制的实现和使用相关的实质惩罚。倡导“更佳的治理”已经在此环境中开始。简单地任命管理人员并给他们权利来“管理”计划中的投资不再被认为能足够成功地提供更佳的治理了。更糟的是,简单地任命管理人员并授权给他们可能产生应用于组织的计划,及其持续价值的评估中的各种标准和实践。由于糟糕的信息作为启动有效监督的输入到达执行层,因而各种各样的标准和实践可能(故意或不故意地)将组织置于风险之中。


  那么有必要创建某种治理的机制,在影响计划的时候为行为、信息和决策制定提供框架。创建这些计划来建立并实现组织的目标,将它们组织到项目组合中,加以管理和控制。下一个部分中将对这种治理机制进行更多介绍。项目组合管理治理机制如我们上面提到的,我们需要在项目组合管理环境中应用治理的概念。我们将通过某种治理“机制”应用此概念。让我们弄清楚:就像应用于业务或政府运作中一样,治理几乎不是一个完全新的概念。公司实体的结构一般包括董事会、首席执行官(CEO)的行政办公室,及许多高级“CX”—层经理:首席财务官、首席法律顾问等等。该结构,及其确定的角色(及其在职者),提供了推动企业业务方向的综合或全面的治理。除综合的治理以外,还需要执行有特别针对性的治理活动。例如,一家公司从事了许多需要支出大量资本总额的计划和工作。必须彻底地分析(并审定)所提议的计划和工作的目标、合理性和预期回报。


  这些计划必须是为了企业利益最大化,并且符合需要遵从的法律及规章制度。因此,那些执行综合或全面的治理的人将创建永久的(或临时的)实体或职能。执行治理的某个方面的具体的或聚焦的权利是委派给这些实体或职能部门的。在此实例中(需要支出大量资本总额的计划),投资评审部门作为企业综合治理结构的一部分,评审并批准提案,使花费的资本总额有意义。具体的或聚焦的权利这一概念——被用于管理对组织计划的项目组合管理的应用——是继续讨论的内容,关于该机制“如何”运作,以及“谁”必须运作它。典型情况下,企业已经确定,利用项目组合管理的规程及其实践,作为确保新的及正在进行的计划与经营策略及方向结合的方法。


  项目组合管理也被视为改进了的,提供对项目组合中包含的计划的洞察和监督的手段。为了确保通过采用项目组合管理得到恰当的结果,权利应该被委派、实体或职能部门应该被创建,并且开发并实现政策及实践。此外,了角色和职责也必须被定义和实施,并且识别出决策制定规则及能力。


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