项目管理过程之计划和预算（1）
2022-05-18
企企科技
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1.2 项目计划和预算
在上一期中，我们讨论了如何定义项目的目标，以及在确定目标后如何制定计划和预算。
由于项目的独特性决定了我们在项目中从未做过的事情，项目的首要任务是计划、计划和计划。强调计划的重要性并不意味着项目管理的主要任务是编制计划，而是指计划是贯穿整个项目生命周期的持续过程。在实际工作中，应注意计划的细节与项目实际规模的匹配。
项目计划包括主计划和辅助计划。主计划的编制有明确的步骤，大多数项目可以按相同的顺序进行，一般包括范围定义、活动定义、活动估算、活动排名（网络分析）、进度计划、资源计划、成本估算和成本预算。辅助计划的编制可以陆续或单独进行，这也与具体项目的特点密切相关。辅助计划包括质量计划、组织计划、沟通计划、风险管理计划、变更控制计划等。
本期将讨论主要计划的范围和活动的定义，并将介绍活动估算和网络分析、进度/资源计划、项目预算等。讨论的重点不是具体的过程，而是一些实用的工具和方法，通过介绍工具的使用，贯穿制定计划的过程。
1.2.1活动的范围和定义
项目计划的第一步是定义项目范围，然后定义项目组的活动、角色、责任和结构。
一般使用范围定义WBS（Work Breakdown Structure）。WBS将项目的交付自上而下分解成几个易于管理的元素（构成树形图），从而结构化地组织和定义项目的工作范围。WBS每一层都是对项目元素的更详细的描述。细分元素称为工作细节，其中最低层的工作细节（树形图的叶节点）称为工作包。为便于分层统计和识别，WBS每个元素都被指定为唯一的标识符，并分层表示。
WBS是项目管理的起点，但是WBS没有固定的分解方法，也没有唯一正确的答案，甚至没有统一的规定需要分解到什么层次。以下是作者的经验IT领域WBS分解的几个参考原则：
★ 可以将项目生命周期的每个阶段作为第一层，每个阶段的交付作为第二层；如果部分交付组成复杂，则将交付组成元素放在第三层；
★ 分解时要考虑项目管理本身也是工作范围的一部分，可以单独作为细节；
★ 可以提取各个阶段的一些常见工作，如人员培训作为独立的细节；
★ 分解时，应考虑尽可能使具有相同技能的人容易承担工作细节；
★ 分解层次应保证工作包的工期和成本易于估算，结果易于验证和测量。
在确定工作范围后，我们应该考虑采取什么步骤来获得这些结果，这被称为活动定义，其结果是活动清单。活动清单和WBS不同，《活动清单》的元素是“动作”，一般是一个动宾词或主谓词，如“制定定单”、“安装设备”；而WBS元素是 交付物(有形产品)WBS它是活动清单的基础，一般是基于活动清单WBS顺序进行。但是在IT在该领域，活动与交付的关系相对直接，因此活动清单与WBS同步更方便。以下是一个实用的活动清单模板。(见表1)
★ 第一栏是活动列表，项目所需活动按各阶段和主要交付物分层列出；
★ 第二栏是责任矩阵，顶部列出完成工作所需的各种角色；角色和活动的交叉部分定义了哪个角色负责每个活动，并记录了角色在活动中投入的工作量；
★ 第三栏是估算栏，记录每项活动所需的总工作量和总工期；
★ 第四栏是前置活动，记录活动之间的关系，即填写哪些完成之后该活动才可以启动；
★ 第五栏是成本预算，记录人工成本和采购成本以外的专项成本；
★ 第六栏是交付记录，列出每项任务完成后应该提交的过程记录或证明文件。
如果使用表1的《活动清单》模板，则前面讨论的范围和活动定义工作可以看成是填表的1区和6区过程，从而确定了所有的“事”和完成后的“证明”。接下来要考虑则是由谁来做这些事，这可以通过填写2区的责任矩阵完成。
责任矩阵表头部分填写项目需要的各种人员角色，而与活动交叉的部分则填写每个角色对每个活动的责任关系，从而建立“人”和“事”的关联。不同的责任可以用不同的符号表示。例如P（Principal）表示负责人；S（Support）表示支持者或参与者；R（Review）表示审核者。用责任矩阵可以非常方便地进行检查责任检查：横向检查可以确保每个活动有人负责，纵向检查可以确保每个人至少负责一件“事”。在完成后续讨论的估算工作后，还可以横向统计每个活动的总工作量，纵向统计每个角色的投入的总工作量。
确定了所有的角色之后，依据与“活动清单”的责任关系可以非常自然地建立项目组的组织结构，这种明确的有层次的责任关系也便于自顶向下分层管理。注意这里定义的“角色”并非实际的人员，具体由“谁”负责需要根据担负的责任在项目的过程中落实。
综上所述，计划分主计划和辅助计划。主计划的第一步是定义项目的工作范围和活动。范围定义的结果可以用WBS描述，活动定义的结果可以《活动清单》描述，《活动清单》可以和WBS同步获得。《活动清单》中的责任矩阵可以描述项目需要的各类角色和责任关系，所有角色确定后可以方便地确定组织结构。下期我们将讨论活动估算和网络分析的方法。
讨论活动估算和网络分析的方法。
作者： Sm@rtPartner
在上一期中，我们讨论了如何定义项目的目标，以及在确定目标后如何制定计划和预算。
由于项目的独特性决定了我们在项目中从未做过的事情，项目的首要任务是计划、计划和计划。强调计划的重要性并不意味着项目管理的主要任务是编制计划，而是指计划是贯穿整个项目生命周期的持续过程。在实际工作中，应注意计划的细节与项目实际规模的匹配。
项目计划包括主计划和辅助计划。主计划的编制有明确的步骤，大多数项目可以按相同的顺序进行，一般包括范围定义、活动定义、活动估算、活动排名（网络分析）、进度计划、资源计划、成本估算和成本预算。辅助计划的编制可以陆续或单独进行，这也与具体项目的特点密切相关。辅助计划包括质量计划、组织计划、沟通计划、风险管理计划、变更控制计划等。
本期将讨论主要计划的范围和活动的定义，并将介绍活动估算和网络分析、进度/资源计划、项目预算等。讨论的重点不是具体的过程，而是一些实用的工具和方法，通过介绍工具的使用，贯穿制定计划的过程。
1.2.1活动的范围和定义
项目计划的第一步是定义项目范围，然后定义项目组的活动、角色、责任和结构。
一般使用范围定义WBS（Work Breakdown Structure）。WBS将项目的交付自上而下分解成几个易于管理的元素（构成树形图），从而结构化地组织和定义项目的工作范围。WBS每一层都是对项目元素的更详细的描述。细分元素称为工作细节，其中最低层的工作细节（树形图的叶节点）称为工作包。为便于分层统计和识别，WBS每个元素都被指定为唯一的标识符，并分层表示。
WBS是项目管理的起点，但是WBS没有固定的分解方法，也没有唯一正确的答案，甚至没有统一的规定需要分解到什么层次。以下是作者的经验IT领域WBS分解的几个参考原则：
★ 可以将项目生命周期的每个阶段作为第一层，每个阶段的交付作为第二层；如果部分交付组成复杂，则将交付组成元素放在第三层；
★ 分解时要考虑项目管理本身也是工作范围的一部分，可以单独作为细节；
★ 可以提取各个阶段的一些常见工作，如人员培训作为独立的细节；
★ 分解时，应考虑尽可能使具有相同技能的人容易承担工作细节；
★ 分解层次应保证工作包的工期和成本易于估算，结果易于验证和测量。
在确定工作范围后，我们应该考虑采取什么步骤来获得这些结果，这被称为活动定义，其结果是活动清单。活动清单和WBS不同，《活动清单》的元素是“动作”，一般是一个动宾词或主谓词，如“制定定单”、“安装设备”；而WBS元素是 交付物(有形产品)WBS它是活动清单的基础，一般是基于活动清单WBS顺序进行。但是在IT在该领域，活动与交付的关系相对直接，因此活动清单与WBS同步更方便。以下是一个实用的活动清单模板。(见表1)
★ 第一栏是活动列表，项目所需活动按各阶段和主要交付物分层列出；
★ 第二栏是责任矩阵，顶部列出完成工作所需的各种角色；角色和活动的交叉部分定义了哪个角色负责每个活动，并记录了角色在活动中投入的工作量；
★ 第三栏是估算栏，记录每项活动所需的总工作量和总工期；
★ 第四栏是前置活动，记录活动之间的关系，即填写哪些完成之后该活动才可以启动；
★ 第五栏是成本预算，记录人工成本和采购成本以外的专项成本；
★ 第六栏是交付记录，列出每项任务完成后应该提交的过程记录或证明文件。
如果使用表1的《活动清单》模板，则前面讨论的范围和活动定义工作可以看成是填表的1区和6区过程，从而确定了所有的“事”和完成后的“证明”。接下来要考虑则是由谁来做这些事，这可以通过填写2区的责任矩阵完成。
责任矩阵表头部分填写项目需要的各种人员角色，而与活动交叉的部分则填写每个角色对每个活动的责任关系，从而建立“人”和“事”的关联。不同的责任可以用不同的符号表示。例如P（Principal）表示负责人；S（Support）表示支持者或参与者；R（Review）表示审核者。用责任矩阵可以非常方便地进行检查责任检查：横向检查可以确保每个活动有人负责，纵向检查可以确保每个人至少负责一件“事”。在完成后续讨论的估算工作后，还可以横向统计每个活动的总工作量，纵向统计每个角色的投入的总工作量。
确定了所有的角色之后，依据与“活动清单”的责任关系可以非常自然地建立项目组的组织结构，这种明确的有层次的责任关系也便于自顶向下分层管理。注意这里定义的“角色”并非实际的人员，具体由“谁”负责需要根据担负的责任在项目的过程中落实。
综上所述，计划分主计划和辅助计划。主计划的第一步是定义项目的工作范围和活动。范围定义的结果可以用WBS描述，活动定义的结果可以《活动清单》描述，《活动清单》可以和WBS同步获得。《活动清单》中的责任矩阵可以描述项目需要的各类角色和责任关系，所有角色确定后可以方便地确定组织结构。下期我们将讨论活动估算和网络分析的方法。
讨论活动估算和网络分析的方法。
作者： Sm@rtPartner
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