项目管理机制的目的是结合几个简单的系统，解决企业项目进度管理和跨部门协调的问题，为知识管理体系的引入奠定良好的基础；另一方面，由于本章提供的项目管理具有透明部门（甚至个人）工作情况的作用，可以在绩效考核和利用绩效管理促进人员知识创新方面发挥重要作用。通过项目管理体系，企业甚至可以规定部门或人员在每个时期都应该创造知识的数量和质量，以避免知识管理平台建立后，没有员工愿意在平台上产生或留下知识的困境。通信管理和案例 时间是上午10点25分。研发部经理齐走出办公室，正要去男厕所。在第三个会议室之后，他听到了巨大的噪音。有什么这么激烈的噪音？好奇地推开门去会议室，原来是商务福理和法务室主任小雨，两人吵了起来。唐宗立即把他拉进来。齐伟兄弟，你看到我说，这叫齐伟兄弟齐伟兄弟。C公司总经理后天要签合同。因为客户是外国人，唐宗特意请法务室起草英文合同，才知道法务室今天没有处理。唐宗还翻出了发给法务室的电子邮件和联系方式。伟哥，你看，你看，你已经申请了一个半月了。现在我不知道。如果客户取消了订单，怎么办？ 萧禹也发出了不公正的声音。EPR在传递信息时，公司工作人员往往不知道谁应该发送什么，不需要发送什么。因此，只要是跨部门事项，他们就会将其发送给所有主管。齐伟兄，你是主管。你也知道，你怎么能每天看到200多封信呢！可能是你不小心杀了它。小雨随后指责唐宗。像这样重要的事情应该像法务室一样确定进度。我今天不应该问。 我在月初中午吃饭时遇到了小郑。他还问他关于英语合同的事。他说他已经处理好了。唐宗反驳道：小郑处理我们与外国软件制造商的合作业务。曾颖负责业务合同。小郑80%混淆了。他只能责怪你问错了人。 我怎么知道谁在做什么？我以前不是一起处理吗？你没说。电子邮件在那里。你有证据吗？唐宗很生气，越说越大声。小雨立即喊道：早就在法务室的公告栏里宣布了。你不能看到它。以前，你不属于信息部门。为什么不是为了减少公司的内部门的会议？我还特别找我们的会议记录？ 。你为什么要看看到我们的电子邮件发给我们讨论了吗？你的信有多少，我的信就少了。唐宗显然失去了理智。还有联系表！这是有证据的，你没有处理。小雨没有让步反击。由于娜娜的辞职，为了减少手动操作，我们取消了联系表。椰子油在通知栏上公布，你自己没有看到。 这似乎与你无关。不管怎样，你只是把它推得干干净净。可以看出，唐宗一步一步地强迫它。这时，齐伟做出了一个决定。他转身走出会议室，顺手把它带到门口，但他想：我只是出去上厕所。这与我有关。 企业在项目实施过程中经常出现以下协调问题： *不知道哪个项目有谁参与，遇到问题找不到项目负责人。*有重要讯息必须通知项目成员时，由于不知道要通知哪些人，所以只好所有可能有关的人员都通知，造成造成高层主管每天都有收不完的邮件，不但浪费时间，而且容易疏忽而遗漏了重大事项。 *然而，有些人不知道项目会议重要决议的相关信息，也没有根据决议立即调整工作方向和内容，导致项目成员工作步骤不一致，工作混乱。*遇到问题各吵各闹，不知如何解决争议。*召开会议讨论解决方案后决定的事项未执行，导致问题延迟，导致更严重的问题。 *设计审查文件丢失后，不知道文件传输到哪里，也不知道审查作业何时完成。 为解决这些问题，应建立以下通信管理系统： *制作项目人员的联络数据，包含项目组织图、项目成员名单、项目及相关人员通讯薄、项目及相关单位联络窗口等。 *确定信息公布与通知的主要渠道‘ *确定会议作业程序，包含临时性协调会召开的程序以及决议事项的处理及跟催。 *确定工作传递机制，包含审核作业的数据传递。文件管理与案例 “拜托那么赶快找一找好不好，总经理已经在发脾气了。就是D客户的服务计划书与合约书啊！三个月前签约的那一家，找到了赶快拿过来。”电话的另一边周秘书匆忙挂掉电话，项琳手上拿着话筒愣了一下，刚刚的声音仿佛还在脑海里盘旋，嘴里反复念着“服务计划书？与合约书？”按了一下把电话切掉，“这该找谁要啊！D客户，先问业务部吧！” 拨了通电话到业务部，找到负责D客户的冯刚业务员，的到的答复是“服务计划书怎么会问我呢！又不是我写的，你找客服部吧，看当初是谁写的，或是找一下他们的档案夹，可能会有”。项琳碰了个钉子正有点恼火，电话刚挂上还没拿起就响了“对了，除了刚刚那些，总经理还要客户的需求数据，赶快拿过来，不然待会挨骂的可能是你哦！”。再次传来周秘书急切的声音，项琳满肚子不高兴，反驳着说“为什么都找我，我又没参与客户项目，何况我们从来没有整理过客户需求资料啊！”。周秘书看情况不对，稍稍把语气放软“反正你们就什么都管吧！不然怎么会叫管理部呢！如果没有客户需求资料就找类似的，总经理要看一下客户所提的是否有超出当初答应客制的范围，拜托拜托啦。”项琳也没辙，只好打电话给客服部助理小容。 “服务计划书哦！哪一家，D客户，好我帮你查一下现有的档案数据，待会打给你”听到小容的答复，项琳想说趁这个时间问一下法务室“合约书哦，全部堆在一起，各式各样都有......现在！我正忙，你要不要自己过来翻一下。”听了曾颖这样说，项琳也无可奈何，只好上楼到法务室，在曾颖的指示下打开存放合约书的柜子，顿时倒抽可一口凉气“这么多！四堆耶......起码有五六百份，怎么找，有没有编号？”“怎么找，慢慢找，我们还没有时间整理，再说这么多，也不知该如何分类，只好让它逐渐长大。”项琳心想，也只有碰碰运气了，从最左边的那一堆开始翻“希望不要像上次去图书馆找数据一样，翻到最后一份才找到，那我就吐血给她看。上帝保佑”。 还好这次上帝没有抛弃项琳，刚翻到第二堆就看到了D客户的名字“是这一份吗？”项琳回头问了曾颖一句“应该是吧，我也只记得跟他们签过一次约”。于是项琳手上拿着合约书，顺路先到客服部找小容。小容正在检查放项目资料的柜子，看到项琳走进来“找不到，我帮你问一下李勇，他是项目负责人，应该知道哪里有，你等一下。”转身走到座位上打电话。项琳趁这个空挡瞄了一下资料柜，不小心看到一个机械业的档案夹，随手拿出来翻了一下，内心嘀咕着“流程图、计划书、窗提清册、系统分析，这不是上次唐副理想要参考的数据啊？原来这里有”。转过头来问了小容一句“是不是每一个档案都有流程图、窗提清册、系统分析这些资料”。小容答道“不一定！要看项目负责人，他们放了哪些资料，档案夹内就有哪些。啊！要的计划书有着落了，李勇那边有，你去跟他拿”。“那客户需求数据呢？帮我想一下，有没有类似的数据？”项琳像是抓到救生圈一样，紧黏着小容不放“客户需求哦！客户服务记录表里应该是有啦，不过都零零星星的，你整份拿去好了。” ２０分钟后，项琳找齐了所有数据，满心欢喜的交给周秘书。回到座位才坐下喘了两口气，看着窗外有一只黑色的鸟飞过，电话铃声又想了，“你合约书拿错了，不是这一份，这一份是我们跟D客户合办教育训练的，总经理要的是另一份项目导入的。还有，总经理说客户服务记录表上的需求