除了项目本身实现的预定目标外,项目的输出结果还应包括从项目中获得的经验教训和项目信息文件,以积累相关知识,为未来的项目提供准备。项目信息和经验教训是一种非常宝贵的财富。然而,如果没有科学的项目管理方法系统和信息的总结和分类,我们将不得不面对财富的损失。该项目已经存在了数千年。在过去的几十年里,各行各业的项目信息沉淀情况如何?正是由于缺乏信息的积累,项目管理的重复性工作大量,降低了项目运营效率,实际上提高了项目成本。因此,建立标准化的项目管理方法体系是项目成功和经验财富积累的必要保证。
目前,项目管理还不能说已经形成了一个完善的科学体系。然而,从国内外发表的学术研究成果和项目管理实践中提出的理论和方法来看,以信息工程和系统工程为基础的现代管理方法已经被越来越多的人所接受。
传统的项目管理主要依靠项目负责人的经验和能力,管理内容是分割的、孤立的、静态的。随着社会经济和技术的发展,现代项目的规模越来越大,内容越来越复杂,涉及的范围越来越广,对技术、质量和项目管理水平的要求也越来越高,迫使人们开发和应用现代管理的科学和技术手段。就具体项目的管理而言,它包括组织、人员、资金、进度、风险、设备、质量、安全、信息、环境、评估和验收等管理内容。虽然这些内容很复杂,但它们是相互联系、相互限制和内部规则的。合理组织和管理这些内容的要素,可以有效地实现项目管理和控制的整体目的。因此,建立项目管理的核心方法体系是将项目作为一个项目"它由多个能够相互区分、相互联系和相互作用的元素组成,处于运动状态。在一定的环境下,为了实现整体目标而存在的系统工程"同时明确要控制的项目目标。
项目管理是在有限的时间、空间和预算范围内组织大量的人力物力,有序实现项目目标。因此,公司项目管理的主要目标是通过适当的计划和控制,使项目实施活动达到最佳绩效,从而达到质量、进度和成本的预期要求,成功完成项目任务,使公司在市场上获得有利地位。其中,进度和成本控制是项目控制的主要目标,质量控制是实现成本/进度最佳控制的基础。实现这一目标的重要手段之一是采用有效的方法和技术对项目进行合理的综合规划,对项目实施情况进行综合评价和分析,发现问题,及时采取有效措施,确保项目始终处于可控状态。
过去,项目管理方法和技术之所以不能有效应用,是因为它提供的知识体系大多是局部或纵向的,缺乏系统实用的标准管理方法,缺乏基础数据的支持和各种经验数据的积累。标准化项目管理方法体系的发展是提供一套实用的项目管理标准,可以系统地完成项目主要指标的综合管理,帮助企业有效积累项目基础数据和经验教训,真正逐步提高企业的项目管理能力。
涉及一些国际标准化项目管理方法体系ISO10006、C/SCSC、EVM、PMBOK等待标准和技术。核心模块——项目执行效果评价技术是20世纪70年代美国成功开发的。它首先在国防项目中得到应用和成功,到其他领域。项目执行效果评价技术的应用对象是传统项目管理中的三个目标(质量、成本和进度)。该技术可以在满足质量要求的前提下,对项目的成本/进度进行综合评价。利用项目执行评价技术对项目成本、进度和质量进行综合管理,可以克服以往进度、成本和质量分离控制的缺点(如发现
费用超支时,很难立即知道是因为费用超支还是进度提前,以及与质量的关系)。目前,在项目管理领域,世界上还没有出现能取代项目执行情况评测技术对项目进行综合控制的其他新方法。未来该技术的应用将可扩展到对整个企业业务的综合管理。
由于篇幅有限,本文将仅对项目执行情况评测技术进行初步的讨论。 在生活或任何专业领域内,成功与进步的程序有四项要素:
1.目标(Goals):你必须知道希望追求的最后结果,并决心达成这些结果。
2.行动(Actions):你必须根据目标拟定计划,并以果断的行动执行计划。
3.认知(Awareness):你必须观察行动的结果,评估成功或失败的程度。
4.改变(Change):如果你遭逢挫折,必须重新检讨目标与行动,判断问题的所在,并愿意修正。
上述四者都是成功的必要因素。其中设定目标是最根本的程序。在许多项目当中,项目工作所涉及的内容多、范围广、实施的时间长,因此,项目的目标往往是一个难以组织和难以控制的目标,如果对它控制失当,将会引起整个项目工作的失误。为了有效地控制项目的目标,需要建立项目目标计划,并将项目目标计划分解为若干内容单一、跨越时间段的子目标,形成目标体系,再对各个子目标进行分散控制,从而确保项目目标的实现。这是项目执行情况评测技术的基础要求,它具备一套非常有效的目标分解架构体系,明确项目目标的管理层次和内容。
行动的依据是科学合理的计划。项目执行情况评测技术的应用依赖于一套完整的计划方法,从进度、费用、资源、质量以及未来的控制条件等方面作出充分的考虑。同时,在计划阶段便确定完整的信息沟通方式,可以保障信息的有效采集和传达,以及对项目的认知的能力。
采用项目执行情况评测技术的优点:
该技术具有非常强大的适应能力,既适用于传统的复杂大型项目,又适用于各种性质的中小项目,并能进行多项目管理。
可形象地利用图形和各种参数把项目中任务的计划进展、计划支出和实际进展、实际支出相比较,从而对项目的进度、费用的执行情况进行评估。
可进行生产效率分析,准确发现问题的所在点。
可对项目进度/费用变化的发展趋势,以及最终结果进行分析和预测。
可对人员、设备、资金、材料等的需求进行分析和调整。
过去,由于缺乏科学的分析方法,往往是原先的各种报表一直表明项目执行情况是良好的,原以为项目完成时能实现原来的目标,可是直到项目执行大半时才发现实际进展和投入费用正在超过原先预定的计划进度和预算指标。如果出现这种情况,项目的主要干系方都将发生重大损失。采用项目执行情况评测技术,不仅能帮助项目经理避免对项目实施情况作出不切实际的预测,而且上层管理部门也可根据趋势分析图表所提供的信息对此加以纠正。
项目严密的组织管理是使用项目执行情况评测技术的基础。因为项目执行情况评测技术是以各层次系统的进度计划和科学的预算分配为依据的。没有严密的科学管理,就不可能运用项目执行情况评测技术进行定量评估。因此,该技术的应用,在一定程度上体现了公司的管理水平。