在每个象限中填写项目名称。

我做事的顺序一般是:I - III - II - IV。但对于顺序II和III安排不是绝对的。有时这取决于具体情况。因为一些重要但不紧急的事情最有可能成为重要和紧急的事情。

2邮件问题：

第一:邮件分类:我把邮件分为四类:

第一类:项目管理目录。每个项目设置为一个目录。目录可根据项目阶段进行细分，如创建：启动、计划、需求、分析/设计、开发、测试、实施和测试文档目录。根据这些目录对项目中的电子邮件进行分类，以便查找。这个分类很简单，但我确实看到其他人花了30分钟在1000多封电子邮件中搜索电子邮件。不幸的是，他们最终还没有找到。

做事可以分类，有条理也是一个优秀的项目经理应该具备的素质。

第二类:系统支持目录。主要针对当时我要负责的几个老系统的用户支持邮件。

第三类:团队工作目录。主要针对一些团队日常工作往来的邮件，什么报告拉等。

第四类:其他邮件。包括公司时不时发布的一些政策文件等。

分类完成后，设置邮件自动筛选条件，如离开人事部门经常发送的某某，一些

既不重要又不紧急的邮件设定条件，那么当来了这些文件后，系统会自动将他们放入‘其它邮件‘中。经常设定这些自动筛选条件，能有效的将你的时间利用在最值得投资的事情上。

第二：回复电子邮件。并不是所有的电子邮件都需要立即回复，并不断检查是否有新的电子邮件。特别是对于客户的一些电子邮件。因为有时你回复得越快，事情就越多；也许有些问题在五个小时后就不是问题了。相信我，如果你真的有眉毛问题，一个电话会立即来催促你，而不是花10或20分钟写电子邮件。

3会议问题：

有选择地参加会议。我的原则是: 所有抄送我的邮件都不参加。To我的电子邮件也取决于情况决定是否参加。所有与我想召开的项目会议发生冲突的会议都不会参加。当然，当你拒绝别人时，你应该说明原因。你不能成为一个好人。你可以参加任何会议。否则，它会耽误你有限的时间和精力。如果我在这次会议上完成了演讲，没有别的事情需要做，我会申请离开。有时还会有一朵小黄花：例如，我下面还有一个会议，等等。在你知道你的忙碌状态后，你将来会仔细考虑你是否必须参加一些会议。我在选择我想召开的项目会议的参与者时也非常小心。任何可以参加或不参加的人员一律不发邀请给他们，凡是有技术负责人参加的会议，一律不邀请他下面的技术同事参加。

4．电话问题：

我公司的电话有语音留言功能。这个功能非常实用- 因为你不可能在开某个会议的时候去接别的电话，如果是重要的事情，来电者肯定会留下语音。你可以去查看。而且在我专心作某些事情的时候，即使来了电话我有时候也不会去接。因为这个时候需要一鼓作气的思路来完成某个事情，一旦被打断，需要重新整理思路。往往会花费更多的时间。所以，我一般选择在午饭后和下午4点半以后听一些留言。

5．做我应该做的，不要进行微管理

作为项目经理，应该知道什么时候要进行什么任务，这些任务活动是如何被执行的。而不能要求其他人也必须和你自己一样做事情。一定要对其他人有信心，使事情行之有效的方法也不只一种。要对需求分析人员有信心，要对开发人员有信心。即使你自己也是个技术天才，也要注意目前自己的在项目中的职责，不要过多的‘插足‘到其他人的工作中。