我们应该看到项目管理的两个层次,一是从项目本身的业务和规模可以分为三个层次,即单一项目管理、项目组管理和组合项目管理。组织项目管理是一个结合公司组织结构和功能的概念。项目管理不是个人或小团队的随机过程,而是需要提高到组织水平,形成一些组织固化过程、方法、规范、资产和工具。
组织项目管理是指通过项目将知识、技能、工具和技术应用于组织和项目活动来达到组织目标。首先,“组织”扩展了项目管理的范围,不仅仅包括单一项目的成功交付,还包括项目组合管理(Program Management)与项目投资组合管理(Portfolio Management)。单个项目的管理可视为战术水平,组织项目的管理已上升到战略高度,被视为组织的战略优势。
组织项目管理应理解为对组织中项目管理活动的支持,包括如何开展单项目管理、项目组管理和组合项目管理、相关流程规范、后续测量和监控等。因此,组织项目管理不是一个特定的项目,而是为项目管理提供支持和帮助,组合监控项目以满足组织绩效。理解这一点,我们可以清楚地了解组织项目管理和组合项目管理之间的区别。
有了这个概念,我们就知道了我们常说的话EPM企业项目管理和组织项目管理应该有类似的概念。组织项目管理需要解决的问题包括一系列问题,如组织结构、流程、方法、工具和技术、资源、知识和最佳实践、财务等。
1.组织架构和PMO
首先要解决的问题是组织结构。我们在组织结构结构更多PMO的设立,而PMO项目管理办公室的主要作用是从组织的角度提供一系列的方法、工具、技术和最佳实践支持,以帮助项目成功。我们项目的成功不是基于个人能力和经验,而是基于组织过程。PMO共享知识、提供资源、监督改进也可以高度概述三个功能。
2.资源的管理
组织项目管理中的资源管理自然涉及资源平衡、资源利用分析、资源负荷和管道管理。如何考虑组织资源池的设置,如何确保组织中项目资源的分配能够尽可能匹配和协调企业的战略,如何通过多个项目的监控平衡各项目之间资源的使用。
3.过程资产和最佳实践
组织需要建立一个组织级的项目管理过程。项目管理中的项目启动和可行性研究、项目审批、需求管理、变更管理、问题管理、风险管理、项目计划、项目监控、项目回顾、沟通管理、质量保证等内容都需要制定相应的规范和流程。这里可以从中学习CMMI这个想法对项目管理很重要PA需要制定相应的规范、培训材料、指导书、模板、推荐方法和工具、最佳实践等。这些内容是需要固化的组织过程资产。有了这些,我们可以谈论我们的项目管理过程是可重复的。
4.绩效管理
绩效管理是组织项目管理必须考虑的内容。当公司实施项目管理和项目运营时,如何评估和衡量项目运营的绩效。如何将绩效管理与公司采用的组织结构相结合。这里的组合一方面是指功能线和项目线的组合,另一方面是项目管理水平之间的联系。基于项目绩效管理的一个关键点是适度量化,项目管理有明确的目标和进度限制,相对容易量化。这里的关键点已经转变为项目计划的制定和基线。有了计划和基线,我们可以讨论项目关闭和结束时的分析和比较差异,以测试是否达到了预定的绩效目标。
5.组合项目管理
应该讲组合项目管理是组织项目管理中的一个重要内容。组织项目管理方面实际涉及到管理的内容主要就是多项目的监控和分析,组合项目管理两方面的内容。单项目管理考虑的是满足和达到单项目的目标即算成功,而组合项目管理考虑的是如何确定和选择组合,符合平衡远期和今期,风险和收益,投资和产出等多种问题,以满足综合的组织战略目标。通过OPM3等组织项目管理成熟度模型我们也可以看到,在高成熟度等级会涉及到组合项目管理的内容,但是前提仍然是单项目管理和多项目管理的成熟和打好基础。
6.组织内多项目的状态监控
PMO的作用一方面是制定过程规范,一方面是要监督项目的实际执行效果,只有这样才能够进行持续的项目过程改进。组织内多项目的监控可以及时的发现组织中项目的健康情况,提出预警,以方面组织层面进行问题分析和协调,进行组织内资源的调配,或者对项目的计划进行变更以满足组织的目标。在这里最重要的仍然是对进度的监控和预警,对资源使用情况的监控,对成本耗费的监控等。