对企业内部正在进行的所有项目的状况进行报告是项目管理办公室(PMO)提供特殊服务。从表面上看，这项服务似乎微不足道。毕竟，您只需要让项目经理按照一定的格式和时间要求向您发送项目报告。PMO对所有正在进行正在进行、仍处于未决状态和已完成的项目。PMO还必须与管理层一起定义报告的内容。

有些企业喜欢单一直观地描述项目情况，利用绿色（好）、黄色（注意）和红色（问题）三种颜色来显示项目情况。如果看报告的人想了解更多信息，他必须咨询项目经理。一些企业喜欢全面描述项目情况。如果看报告的人想知道什么问题，他可以直接在报告中找到答案，而不必咨询项目经理。让我们来看看很多PMO一般服务：了解项目情况并制作报告。

如果你有过让很多人给你发信息的经历，你会明白接下来的事情会浪费时间。了解企业的项目状况可能很简单。PMO只需收集和整理信息，然后制作报告。然而，就像所有依赖人力的活动一样，了解企业的项目状况也很容易做事。PMO在了解项目情况时，可能会遇到以下挑战。

1.时间问题

没有项目经理能在你需要的第一时间向你提供项目状态信息。1990年，我曾经和一个人负责Y2K项目经理进行了沟通。他告诉我，收集半个月的情况信息至少需要8个小时。如果你想做这项工作，你通常会把它安排在几乎所有任务的最后吗？

2.准确性

在许多情况下，收集到的信息是不准确的。例如，您可能已经注意到，项目组下个月的工作计划可能与上个月的工作计划相同，这表明报告信息的人只是重新报告了之前报告的信息。同样，你也可能注意到，项目经理总是报告项目按预期工期进展良好，即使不是所有的工作都能如期完成。

通常，即使信息准确及时，你也会发现问题，即信息不完整。例如，你得到的信息可能非常简单，不能让你完全了解整个项目的情况。

3、证明自己的价值

在企业内部，PMO是唯一能够全面了解公司正在进行的所有项目的部门。PMO如果不能跟踪和量化项目管理的价值，就不能证明自己的价值。通常，项目管理的价值是PMO价值的间接反映。例如，在一定时期内按照预定目标完成的项目越多，就证明项目管理的价值越大，从而也就体现出了PMO的价值。

4.克服情况报告中遇到的问题

当然，这些问题必须克服。以下行动可能是正确的PMO有所帮助：

解释信息的用户和用途。这一点非常重要。如果一个人感觉不到他提供的信息的使用价值，他就不愿意花时间提供信息。如果他知道信息的用户是谁，他会更加关注它。了解您需要的信息的内容和用途。不要收集与报告内容无关的信息。

提出合法的要求。当你获得信息时，你可能会面临来自各个方面的挑战，但只要你的要求是合法的，就不要让任何人以不知道为借口拒绝你。

明确要进一步了解的问题。让项目经理知道你想进一步了解哪些问题。我希望他们能在报告中澄清这些问题，这样他们就不必再咨询他们了。

必要时使用管理手段。如果你认为PMO每月在信息报告上花费的时间太多，可以适当使用管理手段。

5、确定项目管理的价值

PMO最困难的工作之一是确定项目管理的价值。这个问题是企业

业所有人和高级管理层最喜欢问的一个基本问题，又是最难圆满回答的一个问题。我以前就曾经提到过，PMO在很多服务领域还没有足够的经验，确定项目管理价值就是其中之一。对于很多公司来说，寻求有丰富经验的咨询公司的帮助不失为一个好办法。

人们总是能够通过直觉感觉到项目管理的价值的存在，但如果要对这种价值进行量化，却不是一件容易的事情。这就好象是你眼前有一样东西，似乎伸手就能够到，但是你离它越近，它就变的越模糊不清。当然，这个问题也并非完全无法解决。

首先，可以依靠业内调查，寻找与自己的企业状况相似的公司。如果这些公司有办法确定项目管理的价值的话，自己公司的项目管理价值应该和它们也相似。

其次，按照每一个细节来计算项目管理的价值。合理的项目范围变化带来的价值，风险管理带来的价值，让客户估计一下项目管理为他们节省的时间，寻找项目管理的重复利用价值。例如，PMO可以与不同类型的项目的项目经理进行合作，来确定项目管理的价值。这也需要得到项目经理的帮助。