如何让PMO成为项目经理的家
2022-05-06 企企科技 移动报销 事项会计 项目管理 协同办公

每个项目经理都是折叠翅膀的天使,来到世界上最重的锅,争吵最困难的战斗。项目顺利时,项目经理半夜下班;项目不顺利时,项目经理不下班。

   为了帮助如此困难的项目经理减轻负担,PMO(项目管理办公室)成立。尽管如此,还是有很多。PMO但在管理和限制项目经理的不归路上。PMO习惯性地设置繁琐的过程来降低项目效率,使已经繁忙的项目经理更加负重。

   项目经理更愿意PMO是自己的家和靠山,自己冲锋陷阵,背后永远有PMO守护。对于PMO项目经理应该是这个家庭的一群孩子,照顾、帮助和引导他们成长,让他们更加放松和优秀。

   如何将PMO从Project Management Office变成Project ManagerHome?可从以下四个方面入手。

   1.确保项目管理的整体环境

   项目经理管理项目的最大工作量是与各部门沟通,督促各部门按照项目计划履行职责。然而,在大多数项目中,项目经理很难得到各职能部门的充分合作,这给项目管理带来了很大的障碍。

   轮到了PMO登场了。不论通过关系管理还是行政沟通,或者制定共赢制度、激励制度,PMO与各部门达成一致的项目价值观,将极大地促进各部门对项目的支持。项目经理的工作难度也将大大降低。

   所谓的保证项目管理环境并不像组织层面与其他部门沟通那么简单。因为项目管理的分类环境不仅包括外部环境,还包括内部环境。除了组织层面的重大事件外,还有许多细节性的小事件会影响项目经理的工作状态。

   例如,如果你把项目奖金包多争取30%,你会让项目经理感到快乐。另一个例子是为一个项目开设一个独家会议室。项目经理不必在会议上到处找会议室。还有项目经理下班晚的现象。为他们准备一个温暖的夜晚,也会让疲惫的夜晚变得温暖。

   通过保证项目管理环境,PMO能很温暖,给项目经理带来安心和舒适。在这样温暖的环境下努力工作,疲劳和无助也会减轻很多。

   2.维护项目管理的基本流程

   项目经理冲进项目现场时,很容易迷失在复杂的琐事中。例如,明天将向客户发送样品。如果今天生产的样品质量不达标,项目经理很容易妥协一些不符合流程的措施。这似乎解决了当前的困境,但可能会给后续工作带来巨大的隐患。

   有一首诗说你在山里看不到山,但从远处看你更虚弱。无论士兵在战场上,还是消防队员在火场上,他们都像在山里。他们不知道整体情况有多危险。他们可能随时走弯路或将战争引入危险之中。为了及时提供指导,保持正确的整体方向,侦察兵和指挥官必须从远处看。

   PMO这就是侦察兵和指挥官在项目管理中的作用。项目的基本过程是总结无数企业在项目实践中获得的优秀经验,是避免项目弯路或造成重大损失的有效方法。PMO在项目的基本过程中,我们应该始终保持每个项目,这是对项目的远见。

   例如,项目变更需要改变过程,以确保项目可追溯性。另一个例子是,成本预算必须严格控制,以确保项目不会亏损。当项目经理因为眼前的琐事而忽略这些基本过程时,PMO为避免项目造成更大损失,应及时指出和规范。

   维护项目的基本流程不限于项目经理,而是保护项目经理。PMO要坚持,项目经理也要理解。

   3.提高项目管理人员的效率

   PMO这个家不仅有保护和关心项目经理的责任,也有帮助项目经理成长提高的义务

   每个项目经理都从一个无知的孟新成长为一个独立的将军。这个成长过程因个人的才能和努力而不同一些项目经理在做一个项目时会转变为成长

次,有的项目经理做了若干项目依然没有悟得要领。

从绩效的角度讲,项目经理有优劣之分。可从PMO的角度讲,每个项目经理都是这个家庭的孩子,就不该被放弃或嫌弃。有哪个家长会因为孩子天资不足而放弃呢?

PMO有义务帮助每一名项目经理更加高效的成长提高。PMO能够掌握所有项目运行的优点和缺点,还可以收集业界乃至所有项目管理实践的卓越经验。通过对这些信息的整理归纳,是很容易发现每一名项目经理的强项和短板的。有规划的帮他们发挥强项,补齐短板,辅以一些必要的指导和建议,能够帮项目经理实现事半功倍的提高。

PMO不仅可以帮助项目经理短期快速提升,还可以为项目经理规划长期成长基线。通过能力维度的划分和能力地图的绘制,项目经理将直观看到未来需要掌握的知识和技能。将自己的成长和工作相结合,未来掌握在项目经理自己手中,有规划的职业生涯,才能有机会开挂。

提高项目管理的人员效率,既是PMO的职责,也是PMO的专属。做好人员效率提升,是对个人和集体的双赢贡献。

4、整理项目管理的各项成果

项目经理作为先锋部队冲锋陷阵,也需要后勤部队打扫战场。不论项目过程输出的各项文件,还是各类问题解决形成的经验教训,都变成了这个项目的重要成果。这些成果的价值不低于项目成功的价值,因为这些成果可能帮助更多的项目以更小的代价获得成功。

项目经理作为直接经历者,总结出的成果确实更加客观准确。但优秀的项目经理容易忽略一些对他来说很基础的成果,繁忙的项目经理容易忘记停下来总结和反思,稚嫩的项目经理还无法判断哪些内容更加高质量。只有PMO可以从中拉通,帮助不同的项目经理及时整理必要的成果。

PMO整理项目成果的另一项意义在于组织过程资产的积累。学习过PMP的项目经理都知道组织过程资产的重要性,遇到项目难题时,如果有完善的组织过程资产可供查阅,是可以快速找到答案的。这比口口相传的询问高效很多,可信度也会高出很多。

最顶尖的咨询公司有一项重要的财富,就是掌握着业界最先进最成功的实践经验,在给任何公司做咨询的时候都能匹配到更好的解决方案。PMO在公司内项目管理领域也要做这个最顶尖的咨询公司,收集历史上和现行的每个项目的重要成果,为未来项目提供更好的解决方案。项目经理自然会把PMO当成家一样热爱。

PMO的初衷是撑起所有项目高效运转,而不是高高在上做领导。获得项目经理尊重的PMO,远比高压控制项目经理的PMO更有价值。愿每一个PMO都成为项目经理的家。


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